Archiwizacja dokumentów to proces przenoszenia ich z lokalizacji pierwotnej do lokalizacji dedykowanej, czyli specjalnie utworzonego w tym celu archiwum. O ile jeszcze 20 lat temu wiązało się to głównie z przechowywaniem segregatorów pełnych faktur, zamówień i umów przez określony ustawowo okres, to dziś możemy robić to cyfrowo. Takie rozwiązanie niesie za sobą wiele korzyści:

• Jedną z głównych jest oszczędność zarówno powierzchni potrzebnej do stworzenia archiwum, jak i wiążących się z tym kosztów (np. kosztów druku dokumentów).

• Szyfrowane archiwum elektroniczne w firmie ze sprawnym System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji jest zdecydowanie bezpieczniejszym rozwiązaniem niż archiwum do przechowywania papierowej dokumentacji.

• Dodatkową zaletą, którą docenią przede wszystkim firmy pracujące w trybie zdalnym lub hybrydowym, będzie dostęp do dokumentów firmowych z dowolnego miejsca na świecie. Digitalizacja archiwum pozwoli więc na pracę zdalną tych działów, które dotychczas musiały być obecne w siedzibie firmy z uwagi na potrzebę dostępu do firmowego archiwum (np. kadry, HR czy księgowość).

Warto zwrócić uwagę na to, że elektroniczna archiwizacja dokumentów nie jest tym samym co wykonywanie regularnych backupów. Kopie zapasowe tworzy się na wypadek utraty ciągłości systemu lub ważnych danych i obejmują nie tylko pliki, ale całe systemy i środowiska. Zadaniem archiwum jest z kolei przechowywanie rzadziej wykorzystywanych, lecz potrzebnych (z uwagi na wymogi prawne lub praktyczne) danych przez określony czas. Więcej informacji na temat różnic oraz metod archiwizacji znajduje się w tym artykule

Dane znajdujące się w archiwum powinny być odpowiednio chronione i zabezpieczone przed dostępem osób nieuprawnionych. Taki warunek udaje się spełnić dzięki obecności na rynku gotowych rozwiązań, które przybliżamy w dalszej części artykułu.

Archiwizacja elektroniczna dokumentów dotyczy zarówno prywatnych firm czy organizacji, jak i jednostek administracji publicznej – urzędów, uczelni, szkół i przedsiębiorstw państwowych. Zagadnienie jest regulowane przez kilka różnych aktów prawnych, w tym ustawę z 14 lipca 1983 r., Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 1 stycznia 2019 r. oraz Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 stycznia 2011 r., które bezpośrednio dotyczy archiwizacji dokumentów w administracji publicznej.

Treść powyżej wspomnianych aktów prawnych zostały przeanalizowane w dedykowanym artykule. Najistotniejsze z punktu widzenia przedsiębiorcy jest to, iż firmy w Polsce mogą prowadzić elektroniczne archiwa dla zdecydowanej większości dokumentów. Mowa tu między innymi o aktach osobowych, księgach rachunkowych, dokumentacji księgowej i kasowej, wydrukach z inwentaryzacji, sprawozdaniach finansowych i dokumentacji kadrowej firmy. Obowiązujące obecnie prawo jest więc przychylne tej formie archiwizacji.

Poprawnie wdrożona elektroniczna archiwizacja dokumentów w firmie spełnia wszystkie wymogi związane z Ustawą o ochronie danych osobowych oraz obowiązki firm, które wynikają wprost z rozporządzenia RODO.

Przed wdrożeniem elektronicznej archiwizacja dokumentów, taki proces należy skonsultować z działem prawnym firmy lub zewnętrznym specjalistą. Specyfika konkretnej branży może nakładać na właściciela lub zarząd dodatkowe obowiązki, więc niemożliwe jest przygotowanie uniwersalnego poradnika na temat tego, jak z digitalizować archiwum w organizacji.

Jako że proces archiwizacji może być czasochłonny, warto przeanalizować potrzeby firmy i potencjalne zyski. Które grupy dokumentów dadzą po zdigitalizowaniu największe oszczędności? Które z nich w wersji papierowej powodują najwięcej pomyłek ze strony pracowników? To pytania, na które należy odpowiedzieć jeszcze przed rozpoczęciem planowania.

Końcowy etap, czyli wdrożenie usługi, poprzedza zawsze wybór odpowiedniej platformy i sposób jej zabezpieczenia.

Netia Paperless to usługa elektronicznego obiegu dokumentów dla firm każdej wielkości, stanowiąca zestaw narzędzi do obsługi procesów, które dotychczas były obsługiwane na papierze. Dotyczy to np. zarządzania obiegiem korespondencji, faktury i wielu innych dokumentów.

W skład Netia Paperless wchodzą: aplikacja kancelaryjna do rejestracji dokumentu, BPM do projektowania właściwego flow w obiegu i akceptacji zleceń oraz elektroniczne archiwum dokumentów z całodobowym zabezpieczonym dostępem do zasobów z dowolnego miejsca na świecie. Dostarczane w ramach usługi repozytorium daje duże możliwości filtrowania wyników wyszukiwania i ustalania szczegółowych kryteriów, co usprawnia pracę biura i oszczędza czas pracowników. Netia Paperless jest dobrą alternatywą dla kosztownych i rozbudowanych systemów ECM.

Netia zapewnia firmom rozwiązania dające możliwość elektronicznego podpisywania dokumentów z uwzględnieniem danych biometrycznych: siły nacisku pióra na urządzenie czy szybkości w połączeniu między innymi z danymi geolokalizacyjnymi dla większej jakości autoryzacji poświadczenia.

Dowiedz się wszystkiego o Netia Paperless i elektronicznym obiegu dokumentów z webinaru.