Systemy zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów stają się coraz ważniejszym elementem działalności firm, a także są coraz bardziej złożone. Oszustwa finansowe i wycieki danych, a także przepisy, które mają im zapobiegać, sprawiły, że skuteczne zarządzanie danymi jest niezbędne nie tylko ze względów zgodności z regulacjami, ale także w celu ochrony interesów firmy. Ponadto, przedsiębiorstwa chcą obecnie skutecznie wykorzystywać posiadane dane w aplikacjach Business Intelligence (BI) oraz Business Analytics (BA), które - w oparciu o dostępne informacje - pomagają im podejmować uzasadnione decyzje biznesowe.
Co więcej, zmniejszenie poziomu złożoności dokumentów papierowych i stworzenie dobrze zorganizowanego, bezpiecznego repozytorium nieustrukturyzowanych danych, które uwzględnia potrzeby biznesowe, pozwala zwiększyć skuteczność i wydajność w firmie. Firmy, które nie wdrażają systemów ECM ryzykują stratą czasu i wydajności, zmniejszoną skutecznością, a także potencjalnym nieprzestrzeganiem zasad i przepisów. Grozi im także utrata informacji, jeśli ich dane nie będą przechowywane w bezpieczny sposób. Może to z kolei prowadzić do znacznych zakłóceń w działalności firmy.
Inne korzyści oferowane przez systemy ECM, to:
- Skuteczne zarządzanie wiedzą (KM), które pozwala firmom tworzyć, udostępniać i optymalizować wiedzę oraz treści przechowywane w systemie ECM.
- Nowoczesne algorytmy wyszukiwania i analizy danych, udostępnianych przez system ECM, pozwalają określić zakresy wyszukiwania i parametry, dzięki którym użytkownicy otrzymują zawężone wyniki wyszukiwania i mogą skutecznie odszukać potrzebne informacje.
- Systemy ECM pozwalają ustrukturyzować dokumenty w ten sposób, by w bezpiecznym repozytorium znajdowała się wyłącznie jedna, ostateczna wersja. Zmniejsza to ryzyko powielania danych i zapewnia, że cała firma ma dostęp do zatwierdzonej i wiarygodnej informacji.
- Systemy ECM redukują koszty działania przedsiębiorstwa poprzez automatyzację procesów, które wcześniej były wykonywane ręcznie, umożliwiają zmniejszenie kar za brak zgodności z przepisami, minimalizację potrzeb w zakresie przechowywania dokumentów, a także zmniejszenie opłat pocztowych.
A także:
- Pozwalają ograniczyć zużycie papieru.
- Usprawniają wszystkie procesy biznesowe.
- Zmniejszają ryzyko.
- Optymalizują wydajność poprzez udostępnianie właściwych informacji odpowiednim osobom, gdy tego potrzebują.
- Poprawiają jakość obsługi klienta.
- Usprawniają proces podejmowania decyzji i zdolność firmy do skutecznego wykorzystywania nadarzających się okazji
Dobry system ECM pozwala usprawnić procesy biznesowe, wyeliminować wąskie gardła, zoptymalizować bezpieczeństwo, zachować integralność działań i zminimalizować koszty ogólne. Wszystko to może prowadzić do zwiększenia wydajności firmy.