Polityka paperless to nic innego jak zmniejszanie zużycia papieru w firmie, aż do poziomu całkowitej digitalizacji obiegu dokumentów. Może objąć wszystkie obszary działalności firmy, w tym np.: archiwizację, dokumenty kadrowe, umowy i kontrakty. Na elektroniczny obieg dokumentów decydują się zarówno małe firmy, jak i duże korporacje. Jest on również wprowadzany w jednostkach administracji publicznej, które jeszcze kilka lat temu zużywały tony papieru. Elektroniczne podpisy to gwarant bezpieczeństwa i możliwość zawierania umów oraz poświadczania swojej tożsamości na odległość.

Podejście paperless nie jest rewolucją – to stopniowe zmiany, które wprowadzane są w firmach już od lat 80. ubiegłego wieku. Pojawienie się w biurach pierwszych komputerów osobistych nie tylko usprawniło pracę, ale dało także możliwość obsługi elektronicznych nośników danych, bez których dziś trudno wyobrazić sobie pracę. Największy wzrost zainteresowania digitalizacją dokumentów nastąpił jednak w czasie pandemii COVID-19. To właśnie wtedy można było się przekonać, jak istotny jest bezpieczny dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca.

Biorąc pod uwagę kwestie prawne należy zaznaczyć, że elektroniczny obieg dokumentacji w Polsce reguluje odpowiednia ustawa, o której można dowiedzieć się więcej w dedykowanym artykule. Dotyczy to zarówno podmiotów gospodarczych, jak i jednostek administracji publicznej.

Temat zużycia papieru jest od dawna przedmiotem wielu badań i raportów. Część z nich wskazuje, że przeciętny Europejczyk zaledwie w rok zużywa nawet 200 kg papieru. Jednakże to firmy i organizacje odpowiadają za największe jego zużycie. Rezygnując z tradycyjnych dokumentów papierowych, firma może stać się bardziej przyjazna klimatowi. Co więcej, podejście Paperless oznacza dla niej możliwość uniknięcia wielu kosztów i tym samym odnotowuje spore oszczędności. O czym konkretnie mowa?

• Ogromne ilości papieru, które co roku zużywa się w każdym biurze, generują również duże koszty. Zakup kartek do ksera, faxu i drukarek to dopiero początek wydatków. Następne w kolejce są segregatory, zszywacze, plastikowe koszulki, teczki i cała reszta niezbędnych elementów do przechowywania dokumentów w papierowej formie, za które zazwyczaj ponosi się podwójne koszty: najpierw przy zakupie, a potem przy utylizacji. Nie można też pominąć wydatków z tytułu przesyłek kurierskich czy pocztowych.


• Elektroniczna archiwizacja dokumentów pozwala zaoszczędzić przestrzeń – pomieszczenie pełne regałów zastąpi niewielki szyfrowany dysk zewnętrzny. Jego utrzymanie nic nie kosztuje, a co ważniejsze – osoby niepowołane nie będą mieć dostępu do wrażliwych danych. Elektroniczny obieg dokumentów to bowiem (przy obecnym poziomie dostępnych na rynku cyberzabezpieczeń) mniejsze ryzyko ujawnienia poufnych umów, danych osobowych i innych, chronionych prawnie lub cennych biznesowo informacji.


• Wdrożenie polityki paperless w firmie pozwala uwolnić pracowników od czasochłonnych zajęć. Obieg papierowych dokumentów trwa na ogół zbyt długo, jak na dzisiejsze standardy. Cyfrowe podpisy i pieczęci oraz elektroniczna poczta sprawiają, że interesariusze otrzymują dokumenty szybciej i w wygodniejszej dla nich formie. Nowoczesne systemy mogą ponadto samodzielnie kategoryzować wydatki z otrzymywanych faktur, a zastosowane w nich filtry pozwolą utrzymać porządek i ułatwią wyszukiwanie konkretnych dokumentów.